Komornik.IT - Oprogramowanie komputerowe dla komorników sądowych i sektora windykacji - Oprogramowanie komputerowe dla Komorników Sądowych

Pakiet SkanDok SQL jest kompleksowym systemem rozwiązującym elektroniczny obieg dokumentów skanowanych w kancelarii takich jak korespondencja, protokoły, wnioski, tytuły egzekucyjne, zwrotki, zwroty, zwrotne potwierdzenia odbioru oraz inne dokumenty. Od lat naszego funkcjonowania rozwijamy to rozwiązanie z naszymi klientami, którzy mogą śmiało potwierdzić, że jesteśmy niekwestionowanym liderem w tej dziedzinie, dostarczając im najlepsze oprogramowanie dające znaczącą przewagę konkurencyjną. Nasz system docenili też wierzyciele współpracujący z tymi kancelariami.

Potęga naszego systemu kryje się w:

• najwyższej jakości i precyzji dopasowania dokumentów 
• bardzo taniej w utrzymaniu obsłudze systemu dzięki minimalnej pracochłonności człowieka oraz bardzo łatwej i intuicyjnej obsłudze niewymagającej żądanych specjalnych umiejętności 
• kompleksowej obsłudze absolutnie wszystkich dokumentów w kancelarii bez względu to czy dokumenty są na luźnych czy trwale połączonych kartkach oraz ich gabaryt 
• nieustannie aktualizowanych algorytmach nadawania nazw, nad którymi stale czuwa nasz zespół 

W skład całego systemu wchodzą:

• Aplikacja SkanDok SQL Server 
• Aplikacja SkanDok SQL Analizator
• Aplikacja SkanDok SQL Zwrotki
• Gruntowne szkolenie całego zespołu uczestniczącego w procesie skanowania

Jak wygląda proces digitalizacji dokumentów w praktyce?

Cały proces można podzielić na 3 fazy:

Faza Skanowania (manualna):

1. Rozpakowujemy korespondencję z kopert

2. Rozdzielamy ją pod względem ilości kartek chodzących w jej skład (korespondencja 1, 2, 3, 4, 5 i wielokatkowa (>5) oraz wnioski wraz z tytułami egzekucyjnymi)

3. Hurtowo skanuje całą korespondencje, zwrotki, zwrotne potwierdzenia odbioru, cienkie zwroty oraz jednokartkowe tytuły wraz z wnioskami, właściwymi profilami skanowania na skanerze

4. Skanujemy tytuły wielokartkowe trwale połączone z sobą wraz z wnioskami egzekucyjnymi oraz gabarytowe zwroty na skanerze innego typu niż ADF, np. płaski

Faza automatycznego opasowania (całkowicie bezobsługowa)

5. Wyzwalamy aplikację SkanDok SQL Server lub czekamy aż aplikacja SkanDok SQL Server sama wystartuje o ustalonej porze i dopasowuje właściwe dokumenty do właściwych spraw oraz opisuje je na podstawie analizy treści dokumentów i rozdzieli dokumenty dopasowane od tych, których niedopasować się nie udało przez brak wystarczającej ilości informacji (ok 80-95%)

6. Wyzwalamy program SkanDok SQL Zwrotki i czekamy aż system zarejestruje wszystkie zwrotki oraz podepnie ich skany

Faza uzupełniająca (półautomatyczna) :

7. Po zakończeniu procesu SkanDok SQL Zwrotki podpinamy tym programem zwrotki, zwroty oraz zwrotne potwierdzenia odbioru niedopasowane przez proces automatyczny

8. Po zakończeniu procesu SkanDok SQL Server uruchamiamy aplikację SkanDok SQL Analizator poczym:

a. podpinamy pozostałe dokumenty w sposób półautomatyczny (z sugestiami spraw oraz nazw dokumentów).

b. wprowadzamy opisy nazw czynności już podpiętych do bazy, których nie udało się systemowi opisać

Po wykonaniu tych 8 kroków cieszymy się posiadaniem wszystkich dokumentów w postaci skanowanej oraz w 100% opisanej w historii sprawy w czasie nie dłuższym niż 24 godziny od wpłynięcia dokumentu do kancelarii. Jest to absolutnie najwyższy standard obsługi skanowania nieosiągalny przez aplikacje innych firm.

Jest to pierwsze i jedyne rozwiązanie tego typu na rynku. Zadaniem aplikacji SkanDok SQL Zwrotki jest automatyczna rejestracja i skanowanie zwrotek, zwrotów i zwrotnych potwierdzeń odbioru do spraw w bazie kompatybilnej z programem Komornik SQL.  Aplikacja ta sama rejestruje datę odebrania przesyłki przez dłużnika oraz datę powrotu zwrotki do kancelarii. Ponadto podpina ona skany wszystkich zeskanowanych zwrotek, zwrotów i zwrotnych potwierdzeń odbioru do właściwych pism w historii sprawy. Aplikacja ta jest dopełnieniem całego procesu tworzenia akt elektronicznych.

Korzyści ze skanowania zwrotek w porównaniu do tradycyjnego ich rejestrowania:

• Oszczędność czasu wynikająca z braku konieczności szukania akt gdy chcemy się zapoznać z informacjami na zwrotce (wszystkie zwrotki są dostępne w systemie jako skany)
• Brak konieczności sortowania zwrotek po datach odebrania przesyłki przez dłużnika i ręcznego wprowadzania tych dat bez względu na to czy kancelaria sama nadaje numery erek pocztowych czy nie. Dzięki współpracy z pocztą polską pobieramy te informacje z ich serwera co znacząco usprawnia proces. (dotyczy zwrotek poczty polskiej)
• Dostęp do wszystkich zwrotek, zwrotów i zwrotnych potwierdzeń odbioru gdziekolwiek tylko masz dostęp programu Komornik SQL

Informacje techniczne:

• Obsługiwani operatorzy: Poczta Polska, InPost
• Obsługiwane dokumenty: zwroty, zwrotki, zwrotne potwierdzenia odbioru
• Automatyczna rejestracja zwrotki: TAK
• Obsługa zbiorówek: TAK (zeskanowanie zwrotki zbiorowej rejestruje odebranie i podpina skan zwrotki do wszystkich pism wchodzących w skład zbiorówki)
• Skanowanie obu stron dokumenty: TAK
• Sposób podpięcia skanu: pod pismo / osobna czynność w historii sprawy
• Rejestracja powodu nieodebrania przesyłki: TAK
• Czas  dopasowywania dokumentów: w czasie rzeczywistym
• Sposób wyzwalania aplikacji: ręczny

Inne zalecane aplikacje uzupełniające:

• SkanDok SQL Server
• SkanDok SQL Analizator

Jest to pierwsze tego typu rozwiązanie na rynku. Zadaniem programu SkanDok SQL Analizator jest wspomaganie procesu dopasowywanie dokumentów do spraw w bazie kompatybilnej z programem Komornik SQL. Aplikacja jest znakomitym uzupełnieniem programu SkanDok SQL Server w zakresie podpinania dokumentów nierozpoznanych takich jak:

• pisma odręczne
• pisma słabej jakości
• pisma nie zawierające wystarczającej ilości informacji do dopasowania automatycznego

Informacje techniczne:

• Podpinanie jednego dokumentu zbiorowych do wielu spraw: TAK
• Podpinanie Tytułów i Wniosków: TAK
• Obsługiwane formaty plików dokumentów na wejściu do systemu: PDF (z rozpoznaną treścią), TIFF
• Format pliku skanowanego dokumentu zamieszczany w bazie: PDF
  
• Sugerowanie właściwych spraw: TAK (tylko PDF z rozpoznaną treścią)
  
• Mozliwość modyfikacji nazw podpietych już do bazy dokumentów: TAK
• Możliwość własnego definiowania warunków do nadawania nazw: TAK
• Automatyczna aktualizacja wzorcowego słownika nadawania nazw: TAK
• Możliwość samodzielnego definiowania nazw słownika wzorcowego: TAK
• Sposób podpięcia skanu: osobna czynność w historii sprawy
• Czas  dopasowywania dokumentów: w czasie rzeczywistym
• Sposób wyzwalania aplikacji: ręczny

Inne zalecane aplikacje uzupełniające:

• SkanDok SQL Server
• SkanDok SQL Zwrotki

Niezastąpione narzędzie w każdej kancelarii. To zawansowany program II generacji, którego zadaniem jest automatyczne i maksymalnie bezobsługowe dopasowywanie i opisywanie skanowanych dokumentów do bazy danych SQL kompatybilnych z systemem Komornik SQL. 

Na co powinniśmy zwracać uwagę dobierając program tego typu?

Aby program dopasowujący dokumenty był przydatny w środowisku kancelaryjnym musi być godny zaufania. Czynniki budujące zaufanie:

• Pewność że w systemie znajduje się 100% dokumentów - jeżeli część dokumentów z jakichkolwiek powodów nie będzie znajdować się w systemie (zostaną przyporządkowane do niewłaściwych spraw, nie zostaną podpięte do wszystkich spraw których dotyczy dokument czy nie zostaną nigdzie dopasowane) stan systemu nie będzie odzwierciedlał stanu faktycznego w związku z czym dane będą nieużyteczne,
• Pewność że wszystkie dokumenty zostaną właściwie podpięte do spraw - raz zgubiony dokument (niewłaściwie dopasowany) jest właściwie niemożliwy do odnalezienia za pomocą innych programów skanujących,
• Pewność że wszystkie dokumenty są właściwie nazwane - dzięki nadawaniu nazw dokumentom przez systemy skanujące w większości przypadków nie ma konieczności zaglądania do ich środka aby zapoznać się z ich zawartością. Jeżeli nazwy te zostaną nadane niewłaściwie zmusza to pracowników do przeglądania dokument po dokumencie. 

Korzyści z pracy na aktach elektronicznych w stosunku do akt papierowych

• Oszczędność czasu wynikająca z braku konieczności szukania akt gdy chcemy się zapoznać ze wszystkimi informacjami w sprawie
• Ułatwiona elektroniczna wymiana informacji z wierzycielami i sądami
• Ułatwienie pracy w terenie przy dostępie do systemu poprzez urządzenia mobilne (łącząc możliwości zdalnego pulpity przez bezpieczne, szyfrowane połączenie VPN na urządzeniach mobilnych ze skanowaniem dokumentów osoby pracujące w terenie mogą mieć "wszystkie akta" w zasięgu ręki)

Informacje techniczne:

• Średnia ilość automatycznie dopasowanych dokumentów: 80-95%
• Średnia ilość dokumentów poprawnie opisanych przez system: 80-90%
• Podpinanie jednego dokumentu zbiorowego do wielu spraw: TAK
• Podpinanie Tytułów i Wniosków: TAK
• Korekcja pomylonych repertoriów w sygnaturach zamieszczonych w dokumentach: TAK
• Odporność na Sygnatury innych komorników: TAK
• Automatyczne nadawanie nazw dokumentom: TAK
• Ilość możliwych błędów dopasowania sprawy: >0,5%
• Możliwość własnego definiowania warunków do nadawania nazw: TAK
• Automatyczna aktualizacja wzorcowego słownika nadawania nazw: TAK
• Możliwość samodzielnego definiowania nazw słownika wzorcowego: TAK
• Sposób podpięcia skanu: osobna czynność w historii sprawy
• Obsługiwane formaty plików dokumentów na wejściu do systemu: PDF (z rozpoznaną treścią), TIFF
• Format pliku skanowanego dokumentu zamieszczany w bazie: PDF
  
• Czas  dopasowywania dokumentów: od 10min do  paru godz. (w zależności od wielkości bazy danych, zalecana konfiguracja automatycznego wyzwalania procesu poza godzinami pracy ale możliwe jest też wyzwalanie w dowolnym momencie)
• Sposób wyzwalania aplikacji: automatyczny/ręczny/mieszany

Inne zalecane aplikacje uzupełniające:

• SkanDok SQL Analizator
• SkanDok SQL Zwrotki