Pakiet SkanDok SQL jest kompleksowym systemem rozwiązującym elektroniczny obieg dokumentów skanowanych w kancelarii takich jak korespondencja, protokoły, wnioski, tytuły egzekucyjne, zwrotki, zwroty, zwrotne potwierdzenia odbioru oraz inne dokumenty. Od lat naszego funkcjonowania rozwijamy to rozwiązanie z naszymi klientami, którzy mogą śmiało potwierdzić, że jesteśmy niekwestionowanym liderem w tej dziedzinie, dostarczając im najlepsze oprogramowanie dające znaczącą przewagę konkurencyjną. Nasz system docenili też wierzyciele współpracujący z tymi kancelariami.
Potęga naszego systemu kryje się w:
- najwyższej jakości i precyzji dopasowania dokumentów
- bardzo taniej w utrzymaniu obsłudze systemu dzięki minimalnej pracochłonności człowieka oraz bardzo łatwej i intuicyjnej obsłudze niewymagającej żądanych specjalnych umiejętności
- kompleksowej obsłudze absolutnie wszystkich dokumentów w kancelarii bez względu to czy dokumenty są na luźnych czy trwale połączonych kartkach oraz ich gabaryt
- nieustannie aktualizowanych algorytmach nadawania nazw, nad którymi stale czuwa nasz zespół
W skład całego systemu wchodzą:
- Aplikacja SkanDok SQL Server
- Aplikacja SkanDok SQL Analizator
- Aplikacja SkanDok SQL Zwrotki
- Gruntowne szkolenie całego zespołu uczestniczącego w procesie skanowania
Jak wygląda proces digitalizacji dokumentów w praktyce?
Cały proces można podzielić na 3 fazy:
Faza Skanowania (manualna):
1. Rozpakowujemy korespondencję z kopert
2. Rozdzielamy ją pod względem ilości kartek chodzących w jej skład (korespondencja 1, 2, 3, 4, 5 i wielokatkowa (>5) oraz wnioski wraz z tytułami egzekucyjnymi)
3. Hurtowo skanuje całą korespondencje, zwrotki, zwrotne potwierdzenia odbioru, cienkie zwroty oraz jednokartkowe tytuły wraz z wnioskami, właściwymi profilami skanowania na skanerze
4. Skanujemy tytuły wielokartkowe trwale połączone z sobą wraz z wnioskami egzekucyjnymi oraz gabarytowe zwroty na skanerze innego typu niż ADF, np. płaski
Faza automatycznego opasowania (całkowicie bezobsługowa)
5. Wyzwalamy aplikację SkanDok SQL Server lub czekamy aż aplikacja SkanDok SQL Server sama wystartuje o ustalonej porze i dopasowuje właściwe dokumenty do właściwych spraw oraz opisuje je na podstawie analizy treści dokumentów i rozdzieli dokumenty dopasowane od tych, których niedopasować się nie udało przez brak wystarczającej ilości informacji (ok 80-95%)
6. Wyzwalamy program SkanDok SQL Zwrotki i czekamy aż system zarejestruje wszystkie zwrotki oraz podepnie ich skany
Faza uzupełniająca (półautomatyczna) :
7. Po zakończeniu procesu SkanDok SQL Zwrotki podpinamy tym programem zwrotki, zwroty oraz zwrotne potwierdzenia odbioru niedopasowane przez proces automatyczny
8. Po zakończeniu procesu SkanDok SQL Server uruchamiamy aplikację SkanDok SQL Analizator poczym:
a. podpinamy pozostałe dokumenty w sposób półautomatyczny (z sugestiami spraw oraz nazw dokumentów).
b. wprowadzamy opisy nazw czynności już podpiętych do bazy, których nie udało się systemowi opisać
Po wykonaniu tych 8 kroków cieszymy się posiadaniem wszystkich dokumentów w postaci skanowanej oraz w 100% opisanej w historii sprawy w czasie nie dłuższym niż 24 godziny od wpłynięcia dokumentu do kancelarii. Jest to absolutnie najwyższy standard obsługi skanowania nieosiągalny przez aplikacje innych firm.
