Dekretator
Dekretator jest aplikacją, która ogólnie mówiąc pomaga zarządzać kancelarią. Aplikacja pozwala przypisywać automatycznie lub ręcznie zadania poszczególnym pracownikom, przekazywać zadania innym pracownikom, czy zastępcy, gdy domyślny pracownik jest na urlopie. Jest też możliwe wysyłanie przez aplikacje różnego typu powiadomień SMS, zgodnie ze skryptami SMS oraz tworzenia zadań dotyczących wybranego dokumentu - dekretacja pism. Aplikacja ma bardzo duże możliwości, ale tak na prawdę od samej kancelarii i jej pomysłów zależy jak bardzo będą ją wykorzystywać.
Korzyści korzystania z aplikacji:
- Większa kontrola nad sprawami
- Automatyzacja organizacji pracy i przydzielania zadań
- Automatyczna wysyłka SMS oraz email
- Kontrola nad zleconymi zadaniami
Zadania automatyczne działają na podstawie skryptów pisanych przez naszą firmę na zamówienie klienta. Skrypty mogą wykrywać zmiany na bazie danych i na ich podstawie przypisywać zadania przypisanym pracownikom. Dla przykładu możemy na przykład skonfigurować skrypt, który powiadomi o błędnych peselach, czy nieprzypisanych bankach w Kirporcie, są to jedne ze skryptów publicznych. Jest wiele skryptów, które powiadamiają, że w którymś z naszych programów jest coś do wykonania(uzupełnienie banków, weryfikacja/odpytanie w CEIDG, itp.). Skrypty dzielą się na publiczne, do których dostęp mają wszyscy nasi klienci oraz na dedykowane, które są przypisane tylko do jednego klienta.
Skrypty SMS w efekcie ich wykonania wysyłają SMS na dany numer telefonu, używając do tego serwisu internetowego(potrzebne opłacone konto w serwisie SMS). Skrypty tego typu mogą służyć na przykład do informowaniu dłużników, że zapomnieli o wpłacie, czy informowaniu pracownika kancelarii o jakimś ważnym fakcie. Skrypty SMS są zabezpieczone przed nadmiernym wysyłaniem SMS - 1 SMS dziennie na dany numer. Analogiczna komunikacja możliwa jest również poprzez skrzynki email.
Możemy też wyróżnić skrypty bazodanowe, które nie skutkują dodaniem zadań dla pracowników, a po prostu wykonują jakieś operacje na bazie danych(coś zmieniają, dodają, poprawiają zgodnie z potrzebą klienta), np. dodawanie “ul.” przed nazwą ulicy.
Dekretacja pism umożliwia ręczne tworzenie zadań w oparciu o dokument pdf. Wybrany dokument można wybrać z historii spraw, czy z plików na dysku. Do dokumentu dołączamy opis zadania, co trzeba w nim wykonać i takie zadanie przekazujemy wybranym pracownikom.
Program pozwala również na wykonywanie przygotowanych przez nas na życzenie kancelarii zestawień, które są potrzebne bezpośrednio kancelarii do pracy, czy wymaga ich wierzyciel. Proces ten nie wymaga udostępniania nam jakichkolwiek danych, wszystko dzieje się w obrębie kancelarii.
Jak wygląda procedura przygotowania zestawienia?
1. Wspólnie ustalamy warunki logiczne oraz zmienne będące parametrami zestawienia których zadaniem będzie wygenerowanie takiego zestawienia danych jakiego Państwo potrzebują
2. Przygotowujemy Państwu zestawienie.
3. Publikujemy Zestawienie dla Państwa w systemie Dekretator
4. Po odświeżeniu listy zestawień ukaże się pozycja z nowym zestawieniem po kliknięciu której ukaże się okno z opisem zestawienia i zmiennymi. Po uzupełnieniu zmiennych i uruchomieniu procesu otrzymają Państwo właściwe zestawienie.
Jak można łatwo zauważyć, ogranicza nas przede wszystkim kreatywność samej kancelarii. Jeśli osoby decyzyjne wiedzą czego chcą, jakie informacje z bazy danych by im się przydały, jakie zadania przypisywać pracownikom, dzięki aplikacji Dekretator można zdziałać na prawdę dużo.
Jak wygląda procedura przygotowania zestawienia?
1. Wspólnie ustalamy warunki logiczne oraz zmienne będące parametrami zestawienia których zadaniem będzie wygenerowanie takiego zestawienia danych jakiego Państwo potrzebują
2. Przygotowujemy Państwu zestawienie będące podprogramem w aplikacji Asystent SQL.
3. Publikujemy Zestawienie dla Państwa konta Asystent-a SQL
4. Po odświeżeniu listy zestawień ukaże się pozycja z nowym zestawieniem po kliknięciu której ukaże się okno z opisem zestawienia i zmiennymi. Po uzupełnieniu zmiennych i uruchomieniu procesu otrzymają Państwo właściwe.
