Niezastąpione narzędzie w każdej kancelarii. To zawansowany program II generacji, którego zadaniem jest automatyczne i maksymalnie bezobsługowe dopasowywanie i opisywanie skanowanych dokumentów do bazy danych SQL kompatybilnych z systemem Komornik SQL.
Na co powinniśmy zwracać uwagę dobierając program tego typu?
Aby program dopasowujący dokumenty był przydatny w środowisku kancelaryjnym musi być godny zaufania. Czynniki budujące zaufanie:
- Pewność że w systemie znajduje się 100% dokumentów - jeżeli część dokumentów z jakichkolwiek powodów nie będzie znajdować się w systemie (zostaną przyporządkowane do niewłaściwych spraw, nie zostaną podpięte do wszystkich spraw których dotyczy dokument czy nie zostaną nigdzie dopasowane) stan systemu nie będzie odzwierciedlał stanu faktycznego w związku z czym dane będą nieużyteczne,
- Pewność że wszystkie dokumenty zostaną właściwie podpięte do spraw - raz zgubiony dokument (niewłaściwie dopasowany) jest właściwie niemożliwy do odnalezienia za pomocą innych programów skanujących,
- Pewność że wszystkie dokumenty są właściwie nazwane - dzięki nadawaniu nazw dokumentom przez systemy skanujące w większości przypadków nie ma konieczności zaglądania do ich środka aby zapoznać się z ich zawartością. Jeżeli nazwy te zostaną nadane niewłaściwie zmusza to pracowników do przeglądania dokument po dokumencie.
Ponadto program misi być wygodny i bezobsługowy aby nie paraliżować pracy kancelarii. Najczęstsze czynniki wymagające najwiekszego nakładu pracy ludzkiej w prowadzenia akt elektronicznych to:
- Fizyczne skanowanie dokumentów - inne programy tego typu często nie umożliwiają opcji masowego skanowania dokumentów
- Sortowanie dokumentów według nazw dokumentów - jeżeli program wymusza tego typu pracę to w przypadku chęci nadawania kilkuset różnych nazw może skutecznie sparaliżować pracę kancelarii
- Podpinanie dokumentów nie dopasowanych do spraw w procesie automatycznego dopasowania dokumentów
Tworząc pierwszą wersję programu uwzględniliśmy te wszystkie czynniki, zaś w kolejnej wersji SkanDok SQL Server zostały one udoskonalone dzięki czemu jesteśmy pewni że jest to najlepsze rozwiązanie skanujące na rynku. Potwierdzają to także opinnie przekazywane nam przez naszych zadowolonych klientów.
Korzyści z pracy na aktach elektronicznych w stosunku do akt papierowych
- Oszczędność czasu wynikająca z braku konieczności szukania akt gdy chcemy się zapoznać ze wszystkimi informacjami w sprawie
- Ułatwiona elektroniczna wymiana informacji z wierzycielami i sądami
- Ułatwienie pracy w terenie przy dostępie do systemu poprzez urządzenia mobilne (łącząc możliwości zdalnego pulpity przez bezpieczne, szyfrowane połączenie VPN na urządzeniach mobilnych ze skanowaniem dokumentów osoby pracujące w terenie mogą mieć "wszystkie akta" w zasięgu ręki)
Przewagi porgramu SkanDok SQL Server nad innymi programami skanującymi:
- Najwyższa skuteczność automatycznego dopasowania dokumentów bez udziału człowieka przy zachowaniu precyzju dopasowania do właściwych spraw
- Podpinanie dokumentów będących odpowiedziami zbiorowymi w wielu sprawach do wszystkich spraw o których mowa w dokumencie
- Porządek z dokumentami nierozpoznanymi przez program, czekającymi na szybkie podpięcie aplikacją SkanDok SQL Analizator
- Bezpieczeństwo pracy wynikająca z możliwości przywrócenia w dowolnym momencie stanu bazy z przed podpięcia dokumentów
Informacje techniczne:
- Średnia ilość automatycznie dopasowanych dokumentów: 80-95%
- Średnia ilość dokumentów poprawnie opisanych przez system: 80-90%
- Podpinanie jednego dokumentu zbiorowego do wielu spraw: TAK
- Podpinanie Tytułów i Wniosków: TAK
- Korekcja pomylonych repertoriów w sygnaturach zamieszczonych w dokumentach: TAK
- Odporność na Sygnatury innych komorników: TAK
- Automatyczne nadawanie nazw dokumentom: TAK
- Ilość możliwych błędów dopasowania sprawy: >0,5%
- Możliwość własnego definiowania warunków do nadawania nazw: TAK
- Automatyczna aktualizacja wzorcowego słownika nadawania nazw: TAK
- Możliwość samodzielnego definiowania nazw słownika wzorcowego: TAK
- Sposób podpięcia skanu: osobna czynność w historii sprawy
- Obsługiwane formaty plików dokumentów na wejściu do systemu: PDF (z rozpoznaną treścią), TIFF
- Format pliku skanowanego dokumentu zamieszczany w bazie: PDF
- Czas dopasowywania dokumentów: od 10min do paru godz. (w zależności od wielkości bazy danych, zalecana konfiguracja automatycznego wyzwalania procesu poza godzinami pracy ale możliwe jest też wyzwalanie w dowolnym momencie)
- Sposób wyzwalania aplikacji: automatyczny/ręczny/mieszany
Inne zalecane aplikacje uzupełniające:
