Komornik.IT - Oprogramowanie komputerowe dla komorników sądowych i sektora windykacji - Oprogramowanie komputerowe dla Komorników Sądowych

Pakiet SkanDok SQL KK jest kompleksowym systemem rozwiązującym elektroniczny obieg dokumentów skanowanych w kancelarii takich jak korespondencja, protokoły, wnioski, tytuły egzekucyjne, zwrotki, zwroty, zwrotne potwierdzenia odbioru oraz inne dokumenty. Od lat naszego funkcjonowania rozwijamy to rozwiązanie z naszymi klientami, którzy mogą śmiało potwierdzić, że jesteśmy niekwestionowanym liderem w tej dziedzinie, dostarczając im najlepsze oprogramowanie dające znaczącą przewagę konkurencyjną. Nasz system docenili też wierzyciele współpracujący z tymi kancelariami.

Potęga naszego systemu kryje się w:

• najwyższej jakości i precyzji dopasowania dokumentów 
• bardzo taniej w utrzymaniu obsłudze systemu dzięki minimalnej pracochłonności człowieka oraz bardzo łatwej i intuicyjnej obsłudze niewymagającej żądanych specjalnych umiejętności 
• kompleksowej obsłudze absolutnie wszystkich dokumentów w kancelarii bez względu to czy dokumenty są na luźnych czy trwale połączonych kartkach oraz ich gabaryt 
• nieustannie aktualizowanych algorytmach nadawania nazw, nad którymi stale czuwa nasz zespół 

W skład całego systemu wchodzą:

• Aplikacja SkanDok SQL Server KK 
• Aplikacja SkanDok SQL Analizator KK
• Skaner z konfigurowalnymi profilami skanpowania
• Gruntowne szkolenie całego zespołu uczestniczącego w procesie skanowania

Jak wygląda proces digitalizacji dokumentów w praktyce?

Cały proces można podzielić na 3 fazy:

Faza Skanowania (manualna):

1. Rozpakowujemy korespondencję z kopert

2. Rozdzielamy ją pod względem ilości kartek chodzących w jej skład (korespondencja 1, 2, 3, 4, 5 i wielokatkowa (>5) oraz wnioski wraz z tytułami egzekucyjnymi)

3. Hurtowo skanuje całą korespondencje, zwrotki, zwrotne potwierdzenia odbioru, cienkie zwroty oraz jednokartkowe tytuły wraz z wnioskami, właściwymi profilami skanowania na skanerze

Faza automatycznego opasowania (całkowicie bezobsługowa)

4. Wyzwalamy aplikację SkanDok SQL Server KK lub czekamy aż aplikacja SkanDok SQL Server KK sama wystartuje o ustalonej porze i dopasowuje właściwe dokumenty do właściwych spraw oraz opisuje je na podstawie analizy treści dokumentów i rozdzieli dokumenty dopasowane od tych, których niedopasować się nie udało przez brak wystarczającej ilości informacji (ok 80-95%)

Faza uzupełniająca (półautomatyczna) :

5. Po zakończeniu procesu SkanDok SQL Server KK uruchamiamy aplikację SkanDok SQL Analizator KK poczym:

a. podpinamy pozostałe dokumenty w sposób półautomatyczny (z sugestiami spraw oraz nazw dokumentów).

b. wprowadzamy opisy nazw czynności już podpiętych do bazy, których nie udało się systemowi opisać

Po wykonaniu tych 8 kroków cieszymy się posiadaniem wszystkich dokumentów w postaci skanowanej oraz w 100% opisanej w historii sprawy w czasie nie dłuższym niż 24 godziny od wpłynięcia dokumentu do kancelarii. Jest to absolutnie najwyższy standard obsługi skanowania nieosiągalny przez aplikacje innych firm.

Niezastąpione narzędzie w każdej kancelarii. To zawansowany program II generacji, którego zadaniem jest automatyczne i maksymalnie bezobsługowe dopasowywanie i opisywanie skanowanych dokumentów do bazy danych SQL kompatybilnych z systemem Kancelaria Komornika. 

Na co powinniśmy zwracać uwagę dobierając program tego typu?

Aby program dopasowujący dokumenty był przydatny w środowisku kancelaryjnym musi być godny zaufania. Czynniki budujące zaufanie:

• Pewność że w systemie znajduje się 100% dokumentów - jeżeli część dokumentów z jakichkolwiek powodów nie będzie znajdować się w systemie (zostaną przyporządkowane do niewłaściwych spraw, nie zostaną podpięte do wszystkich spraw których dotyczy dokument czy nie zostaną nigdzie dopasowane) stan systemu nie będzie odzwierciedlał stanu faktycznego w związku z czym dane będą nieużyteczne,
• Pewność że wszystkie dokumenty zostaną właściwie podpięte do spraw - raz zgubiony dokument (niewłaściwie dopasowany) jest właściwie niemożliwy do odnalezienia za pomocą innych programów skanujących,
• Pewność że wszystkie dokumenty są właściwie nazwane - dzięki nadawaniu nazw dokumentom przez systemy skanujące w większości przypadków nie ma konieczności zaglądania do ich środka aby zapoznać się z ich zawartością. Jeżeli nazwy te zostaną nadane niewłaściwie zmusza to pracowników do przeglądania dokument po dokumencie. 

Korzyści z pracy na aktach elektronicznych w stosunku do akt papierowych

• Oszczędność czasu wynikająca z braku konieczności szukania akt gdy chcemy się zapoznać ze wszystkimi informacjami w sprawie
• Ułatwiona elektroniczna wymiana informacji z wierzycielami i sądami
• Ułatwienie pracy w terenie przy dostępie do systemu poprzez urządzenia mobilne (łącząc możliwości zdalnego pulpity przez bezpieczne, szyfrowane połączenie VPN na urządzeniach mobilnych ze skanowaniem dokumentów osoby pracujące w terenie mogą mieć "wszystkie akta" w zasięgu ręki)

Informacje techniczne:

• Średnia ilość automatycznie dopasowanych dokumentów: 80-95%
• Średnia ilość dokumentów poprawnie opisanych przez system: 80-90%
• Podpinanie jednego dokumentu zbiorowego do wielu spraw: TAK
• Podpinanie Tytułów i Wniosków: TAK
• Korekcja pomylonych repertoriów w sygnaturach zamieszczonych w dokumentach: TAK
• Odporność na Sygnatury innych komorników: TAK
• Automatyczne nadawanie nazw dokumentom: TAK
• Ilość możliwych błędów dopasowania sprawy: >0,5%
• Możliwość własnego definiowania warunków do nadawania nazw: TAK
• Automatyczna aktualizacja wzorcowego słownika nadawania nazw: TAK
• Możliwość samodzielnego definiowania nazw słownika wzorcowego: TAK
• Sposób podpięcia skanu: osobna czynność w historii sprawy
• Obsługiwane formaty plików dokumentów na wejściu do systemu: PDF (z rozpoznaną treścią), TIFF
• Format pliku skanowanego dokumentu zamieszczany w bazie: PDF
  
• Czas  dopasowywania dokumentów: od 10min do  paru godz. (w zależności od wielkości bazy danych, zalecana konfiguracja automatycznego wyzwalania procesu poza godzinami pracy ale możliwe jest też wyzwalanie w dowolnym momencie)
• Sposób wyzwalania aplikacji: automatyczny/ręczny/mieszany

Jest to pierwsze tego typu rozwiązanie na rynku. Zadaniem programu SkanDok SQL Analizator KK jest wspomaganie procesu dopasowywanie dokumentów do spraw w bazie kompatybilnej z programem Kancelaria Komornika. Aplikacja jest znakomitym uzupełnieniem programu SkanDok SQL Server KK w zakresie podpinania dokumentów nierozpoznanych takich jak:

• pisma odręczne
• pisma słabej jakości
• pisma nie zawierające wystarczającej ilości informacji do dopasowania automatycznego

Informacje techniczne:

• Podpinanie jednego dokumentu zbiorowych do wielu spraw: TAK
• Podpinanie Tytułów i Wniosków: TAK
• Obsługiwane formaty plików dokumentów na wejściu do systemu: PDF (z rozpoznaną treścią), TIFF
• Format pliku skanowanego dokumentu zamieszczany w bazie: PDF
  
• Sugerowanie właściwych spraw: TAK (tylko PDF z rozpoznaną treścią)
  
• Mozliwość modyfikacji nazw podpietych już do bazy dokumentów: TAK
• Możliwość własnego definiowania warunków do nadawania nazw: TAK
• Automatyczna aktualizacja wzorcowego słownika nadawania nazw: TAK
• Możliwość samodzielnego definiowania nazw słownika wzorcowego: TAK
• Sposób podpięcia skanu: osobna czynność w historii sprawy
• Czas  dopasowywania dokumentów: w czasie rzeczywistym
• Sposób wyzwalania aplikacji: ręczny