Jako osoba od lat administrująca kancelarię i posiadająca przekrój informacji o wpływie jakości administracji IT na rozwój różnych kancelarii na terenie całego kraju, chciał bym Podzielić się z Państwem moimi spostrzeżeniami w tym zakresie. Zaznaczam na wstępie, że administracja nie jest głównym profilem działalności firmy Komornik.IT, opinie tu zaprezentowane będą opisem moich subiektywnych wniosków, a artykuł ten ma głównie pomóc Państwu ominąć ogrom problemów jakie mogą zaistnieć w źle administrowanej kancelarii. Wbrew obiegowej opinii administrator IT, jakiego potrzebuje kancelaria myśląca o osiągnięciu ponadprzeciętnej wydajności, to nie tylko osoba znająca się na informatyce. Komputery, systemy operacyjne, serwery, skanery, sprzęt sieciowy i oprogramowanie to jedynie narzędzia. Dobry fachowiec posługujący się tanimi narzędziami osiągnie znacznie więcej niż ten który swoje niedobory w umiejętnościach będzie próbował zasłonić najwyższej klasy sprzętem.
Administrator to osoba będąca pomostem pomiędzy informatyką a postepowaniem egzekucyjnym.
Czy nie posiadając doświadczenia w przebiegu postępowania egzekucyjnego można być dobrym informatykiem? Oczywiście że tak, ale informatyk nie będzie dobrym administratorem jeżeli nie ma doświadczenia w przebiegu takich procesów jak:
- rejestracja spraw
- generowanie, wydruk oraz wysyłka pism
- tworzenie akt (zarówno tych papierowych na potrzeby instytucji zewnętrznych jak i elektronicznych dla potrzeb wewnętrznych)
- analiza i dekretacja odpowiedzi na wysyłaną korespondencję - przebieg czynności terenowych
- wymiana informacji z wierzycielami
- itp.
Zadaniem dobrego administratora IT nie jest naprawianie komputerów, a właśnie optymalizacja tych procesów za pomocą dostępnych na rynku rozwiązań informatycznych.
Jak poznać dobrego administratora?
To proste. Ludzie często pytają mnie jak znaleźć dobrą firmę pozycjonującą, a przecież wystarczy wpisać w google hasło "pozycjonowanie stron". Podobnie w tym przypadku odpowiedź brzmi. Po efektach!
Wystarczy sobie odpowiedzieć na następujące pytania:
- Czy potrafi on zarejestrować najprostszą sprawę i wykonać podstawowe w niej czynności?
- Jakie ma on osiągniecia na polu usprawniania procesów w kancelariach z którymi współpracuje?
- Jak często przebywa w kancelarii? Co robi podczas pracy? Czy rozmawia z pracownikami i obserwuje jak może usprawnić ich pracę?
- Kiedy ostatnio zaproponował sprzęt lub oprogramowanie znacząco obniżające koszty lub podnoszące Państwa konkurencyjność? Jakie są to usprawnienia?
- Czy swoją pracą wygenerował przychód albo oszczędności co najmniej w wysokości swojego wynagrodzenia?
- Czy nie robi takich głupot jak np instalacja najnowszego SQL Server w wersji Express? Pprzejście z najnowszej wersji SQL EXPRESS na pełnego SQL-a może kosztować nawet 20 tyś zł podczas gdy SQL 2005 można kupić za ułamek tej kwoty.
- Czy zaleca zakup nowego i droższego sprzętu marketowego czy poleasingowego sprzętu biznesowego tańszego nieraz nawet o 70% i trwalszego mimo faktu że jest używany?
- Czy jest aktywnie zaangarzowany w pracę kancelarii i ma szczere chęci stałe podnoszenie jakości jej funkcjonowania?
Obraz jaki z tego się wyłania jest następujący. Mając do wybór na stanowisko administratora kancelarii świetnego informatyka lub przeciętnego informatyka z całkiem niezłą wiedzą branżową, ten drugi zdecydowanie lepiej sprawdzi się na tym stanowisku. W dzisiejszych czasach poszerzenie swojej wiedzy informatycznej jest proste. Wujek google wie wszystko. Znacznie trudniej zyskać wiedzę w zakresie funkcjonowania kancelarii. Bez gruntownej znajomość jakiegokolwiek procesu nie da się go skutecznie optymalizować.
Jakie są najczęstsze problemy kancelarii nie posiadających dobrego administratora IT?
- bałagan w bazie SQL, będącej najważniejszym narzędziem komornika
- niezgodności w prowadzonych sprawach wynikające z omylności ludzkiej natury
- niska wydajność pracowników kancelarii
- ogromna ilość pracy manualnej bazującej na pracy ludzkiej
- problemy ze spełnieniem oczekiwań wierzycieli
- konieczność pracy na aktach papierowych
- problemy ze spełnieniem wymagań pokontrolnych
- skrajne przeinwestowanie w infrastrukturę informatyczną nie wpływającą na efektywność pracy kancelarii albo skrajne w nią niedoinwestowanie
Czy outsourcing stanowiska administratora IT do dobry pomysł?
Firmę oferującą usługi z branży IT należy traktowć jak specjalistę. Specjalista znacznie lepiej poradzi sobie z problemem z zakresu jego specjalizacji niż ktokolwiek inny. Zrobi to znacznie szybciej i taniej niż przeciętny pracownik. Problem jednak w tym że specjaliści większości tego typu firm nigdy nie pracowali w żadnej kancelarii. Nie znają procesów kancelaryjnych i nie będą w stanie ich skutecznie optymalizować. Ich czas przebywania w Państwa kancelarii i współpracy z Państwa pracownikami jest bardzo ograniczony. Tego typu firmy mogą być świetnym uzupełnieniem administratora ale nie zastąpią osoby na tym stanowisku. To właśnie w kancelariach, w których tego typu rozwiązanie funkcjonuje dostrzec można najczęściej wymienione powyżej problemy.
Na podstawie własnych doświadczeń dostrzegam wyraźnie że kancelarie posiadające własnych administratorów IT zyskują na współpracy z naszą firmą znacznie więcej niż te, nie posiadające informatyków zaangażowanych w procesy wewnątrz kancelaryjne. Ponadto efekty naszych wdrożeń są dużo lepsze gdyż współpracujemy z osobami zaangarzowanymi i zmotywowanymi do osiagnięcia sukcesu. Administrator znający procesy własnej kancelari jest w stanie znacznie trafniej ocenić korzyści wynikające z inwestycji w jej informatyzację.
Przemsław Szymczuk
